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オンラインセミナー(Webセミナー)のやり方を準備から開催方法まで解説

他企業のオンラインセミナー(Webセミナー)に参加すると、自社でのオンラインセミナーの開催方法に興味を持たれる方は多いのではないでしょうか。

「自社でもオンラインセミナーを開催したい」
「Webセミナーの準備はなにをすればいい?」
「中小企業がオンラインセミナーを開催する時の注意点は?」

といった疑問を持たれている方に向けて、今回は、オンラインセミナー(Webセミナー)の開催方法をわかりやすく解説していきます。

読み終えていただければ、オンラインセミナー(Webセミナー)のやり方や準備すべきこと、注意点といったオンラインセミナーの基礎知識が得られ、初心者の方でも自社のオンラインセミナー開催にご活用いただけます。

では、さっそく説明していきます!

1. オンラインセミナー(Webセミナー)とは?

オンラインセミナーとは、Web上で開催するセミナーのことで、「Webセミナー」や「ウェビナー」「ネットセミナー」とも呼ばれます。

ZoomやYouTubeといったツールを使用し、動画と音声によって配信します。開催者・参加者ともに、場所と時間にとらわれることなく利用できることが利点です。

オンラインセミナーの配信方法

オンラインセミナー(Webセミナー)の配信方法は、大きく2つに分けられます。

ライブ配信(リアルタイム配信)
あらかじめ開催時間を決めておき、リアルタイムでセミナーを配信する方式。参加者からの質問にリアルタイムで応えるといった、双方向性のコミュニケーションをとれるのが最大の特長です。

録画配信(オンデマンド配信)
前もって撮影・編集をしておいたセミナー映像を、事前に告知した日時に配信する方式。ライブ配信と異なり、配信前に動画編集ができる点が特長。
また、視覚効果の高い素材(スライド・写真・テロップなど)を動画に組み込めるため、クオリティの高い動画に仕上げられます。

オンラインセミナーの種類

オンラインセミナーを開催する前に、オンラインセミナーの種類を把握しておきましょう。オンラインセミナーは目的に応じて、下記のように分類されます。

【目的別・オンラインセミナーの種類】

◎ 見込み顧客向け
  見込み顧客を獲得することを目的とした内容
◎ 顧客育成向け
 顧客の育成を目的とした内容
◎ リピート客向け
  継続顧客へのアップセル・クロスセルなどを目的とした内容

セミナーを開催する際には「誰に向けたセミナーなのか?」を明確にすることが大事です。ターゲットと目的に応じて、企画のテーマ・内容も異なることを覚えておきましょう。

2. 中小企業のオンラインセミナーの活用シーン

中小企業のオンラインセミナーは主に下記のようなシーンで活用できます。

◎ 株主総会・報告会
◎ 営業目的のセミナー
  潜在顧客向け、新規顧客・既存顧客向け
  認知度拡大
  新商品・既存商品・サービスの説明会 など
◎ 顧客育成
◎ 新卒・中途採用・インターンに向けた会社説明会や面接

3. オンラインセミナーのやり方・開催方法【事前準備】

質の高いオンラインセミナーを実施できるか否かは、事前の準備によって決まると言っても言い過ぎではありません。

逆にとらえると、セミナー当日までの事前準備さえしっかりできていれば、オンラインセミナーの成功確率が確実に高まるでしょう。

本章では、事前にすべきことを順を追って説明していきます。

目標・ターゲット・テーマを決める

◎ 最初にすべきことは「課題の把握」

目標・ターゲット・テーマを設定するためには、まずは自社の「課題を把握」するところから始めます。販売から売上までの過程を分解し、現状どこに課題を抱えているのかを洗い出します。

課題を把握できれば、「何のために、誰に向けて、セミナーを開催するのか?」という目的とターゲットが定まり、目標も設定することができます。

◎ 目標を数値化する

目標とは、「セミナーの開催により達成したい目標」を指し、数値で設定することが望ましいです。

◎ 集客方法を確認する

この段階で「集客はできそうか?」「具体的な集客方法は?」といった点をチェックしておきましょう。リストは社内にあるか、広告を出稿するのかといったところまで確認します。

◎ 顧客ニーズに合ったテーマを選定する

セミナーにおいてテーマ選定は重要です。テーマ選定の際は、「顧客が聞きたいテーマか?」「興味関心の度合いは高いか?」といったニーズを見極めることが求められます。他社のオンラインセミナーのテーマや、成功例なども十分にリサーチし、自社が扱うべきテーマを決めます。

担当者や日程を決める

◎ 登壇者は講師を招くケースも

テーマ決定後は、登壇者とセミナー運営の担当者を決めます。登壇者は、社内に適任がいない場合や扱うテーマによっては外部から講師を招くこともあります。

◎ 運営の担当者は2〜3人が目安

セミナー運営は、事前準備から当日のオペレーション、そしてセミナー後の顧客へのフォローアップなどを広く担当することになります。

特にセミナー当日のオペレーションは、対応できる人を複数確保しておくことで、「病欠による担当者の不在」といったリスクを回避できます。

◎ 余裕をもったスケジューリングを

登壇者・運営担当者が決まったら、日程を決めます。

初めてオンラインセミナーを行う場合、事前にすべきことが特に多くなるため(機材の選定と調達・機材操作の確認・リハーサルなど)、開催までの日程には余裕を持つことをおすすめします。

◎ およその所要時間を決めておく

オンラインセミナーの所要時間は、無料セミナーであれば15〜45分、有料セミナーは1時間以上が平均的です。

無料・有料いずれも、所要時間はなるべくコンパクトにできると、顧客の貴重な時間を圧迫しません。

たとえば有料セミナーを開催する場合、「有料だから長尺のセミナーをしたほうがいいのか?」と思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、たとえ有料であってもできるだけ短い時間での開催を意識すべきです。

「より短時間でより有益なセミナー」を提供することで、ユーザーの満足度は確実に上がります。

企画構成・内容を作成する

今回扱うテーマに沿ってセミナーの構成を考え、内容を決めていきます。

構成・内容を決める時には、下記の手順を参考にしてください。

オンラインセミナーの構成や内容がなかなか決められない場合には、「構成・内容」を意識して、他社のオンラインセミナーを受講すると参考になります。

質の高い無料セミナーは、下記の記事で紹介していますので参考にしてみてください。

配信システム・ツールを選定する

オンラインセミナーの開催には、配信ツール(ソフトウェア)の利用が必須です。配信ツールにはさまざまな種類がありますが、もっとも一般的で利用しやすいツールは、「Zoom(ズーム)」と「You Tube Live」です。

◎ Zoomビデオウェビナー

オンラインミーティングで「Zoomミーティング」を利用したことがある場合、操作に慣れているためWebセミナーでも活用しやすいでしょう。Zoomは初心者でも使いやすいため、配信ツールを利用したことがない方にもおすすめです。

Zoomビデオウェビナー公式ページ
https://zoom.us/jp-jp/webinar.html

「無料で使えるZoomミーティングと、有料のZoomビデオウェビナーでは何が違うの?」と疑問に思われる方もいらっしゃるかもしれません。大きく異なる点を下記にまとめました。

Zoomビデオウェビナーでは、画面に顔が映るのはパネリストだけです。参加者(視聴者)の顔や名前は画面に映されることはありません。

◎ You Tube Live

YouTubeは知名度が高く、多くの方に馴染みがあるため参加率が高くなる傾向があります。また、主催者側も無料で利用できるため、初期費用を抑え、経費を圧迫せずに続けられます。

※1 追いかけ再生
視聴者が配信開始に間に合わず、セミナーの途中から参加した場合でも、配信中の動画を最初から視聴できる機能。参加者が「内容についていけない…」という状況になりにくいため離脱を防ぐことができます。

※2 アーカイブ保存
コンテンツを保存することで、ここでは配信したセミナー動画を保存することを指します。You Tube Liveは配信後12時間以内であればアーカイブ保存が可能です。保存した配信動画を会社の公式チャンネルで公開すればリアルタイムで見られなかった方にも視聴してもらうことができます。

配信環境・必要機材を整える

◎ インターネットの回線状況を確認する

Webセミナーには、安定したインターネット環境が必須です。セミナーを開催する前に、自社の回線状況の確認を行い、必要があれば見直しをします。

回線速度は下記のサイトで確認できます。

BNRスピードテスト 回線速度測定
https://www.musen-lan.com/speed/

上記のサイトで「5Mbps以上※」の速度を計測できれば問題ありません。回線には波があるため、間隔をおいて数回測定することをおすすめします。

※「5Mbps以上」の速度とは、Webセミナーや説明会といった比較的動きの少ない動画を配信できる速度です。

安定した配信ができるとされているのは、無線回線(Wi-Fi)よりも有線回線(光回線、高速インターネット回線など)です。

また、ほとんどの企業はすでにある回線(既存の回線)を利用して、Webセミナーを開催するかと思いますが、ライブ配信用の回線(専用の回線)を手配することで、安定性は格段にあがります。

◎ 専用マイクは準備必須

ZoomもYou Tube Liveも、PC内蔵のカメラとマイク(またはスマホ内蔵のカメラとマイク)で配信することは可能です。

ただし、視聴者にとって「クリアな音声」は特に重要視されるため、可能な限りカメラやマイクといった専用機材を準備しましょう。予算的に難しいようであれば、マイクだけでも用意することをおすすめします。

Webセミナーに必要な機材は下記の通りです。

・PC
・専用カメラ
・三脚(場合によっては不要)
・マイク・照明機材(場合によっては不要)
・イヤホン(音声確認用)

◎ 専用カメラはライブ配信対応を選ぶこと

カメラは、PCに簡単に取り付けられるタイプのものもあります。予算が限られている場合には、こういったカメラでも十分です。

より高画質にこだわる場合には、ビデオカメラやデジタルカメラを用意します。その際は、ライブ配信に対応可能なのものを選ぶように注意してください。

セミナー資料を作成する

配信環境の整備や機材の準備と並行し、当日使用するセミナー資料の作成も進めましょう。「目標・ターゲット」を意識し、事前に決めた構成と内容に沿って、必要な資料を用意していきます。

資料を作る際には、下記の点に注意しましょう。

・フォントは見やすいサイズに
・写真や図表などを入れ見やすく
・文字は極力少なく

参加者へのアンケートを準備する

オフラインのセミナーやイベントと異なり、オンラインセミナーで「お客様の声」を聞けるのはアンケートだけです。アンケートの設問は、なんとなく作成するのではなく、アンケート実施の目的を明確にして必要な設問のみに厳選しましょう。そうすることで、アンケートの効果は高められます。

◎「何のためのアンケートか?」をはっきりさせる

アンケートの結果を何に活用したいか?を考え、アンケートを実施する目的を決めます。アンケート実施の一般的な目的には以下のようなものがあります。

 ・顧客の課題やニーズを知りたい
 ・セミナーの満足度を把握したい
 ・次回のセミナーをブラッシュアップしたい
 ・見込み顧客の情報を獲得したい

◎ 設問(質問事項)は厳選する

アンケートの目的が決まったら、目的に沿った質問を決めていきます。「意味のない質問はしない」「重要な質問を最初に持ってくる」といった点に気をつけましょう。設問例をいくつかあげておきますので参考にしてみてください。

【質問の例】セミナー改善のためのアンケート
・今後、受講したいセミナーのテーマや内容はありますか?
・セミナーの所要時間は適切でしたか?
・わかりにくかった点、説明が不十分だった点はありましたか?
・資料は見やすかったですか?

【質問の例】商談につなげるためのアンケート
・新サービスXをどのようにして知りましたか?
・新サービスXを導入してみたいと感じましたか?
・新サービスXのどういったところに魅力を感じましたか?
・貴社またはご自身のビジネス上のお困りごとがあれば教えてください

◎ 回答率を上げることを意識して作る

アンケートは回答率を高めることを意識して作成します。回答率アップのために、「項目はできるだけ少なくする」「チェックボックスなどの選択式にする」「アンケートの所要時間を伝える」などを心がけ、回答者のストレスを減らすようにしましょう。回答者ができるだけタイピングしなくても良いようなアンケートは回答率がアップします。

◎ アンケートはセミナー中に実施する方法も

アンケートはセミナー中に実施すると回収率が上がります。回収率を高めるには、主催者側の進行に合わせてセミナー中に回答してもらう方法が最も有効です。

セミナー終了後にアンケートへの回答をお願いする場合は、アンケート実施の旨をセミナー中にしっかりと伝えましょう。また、セミナー開催後のフォローメールでも再度案内するとより良いです。

◎ 特典を用意し回答率UP

アンケート回答の特典を提示することも、回収率を高める手法のひとつです。特典とは、セミナー資料の送付やセミナー動画の共有、セミナー中のQ&Aをまとめた資料の共有などがあります。

集客と告知を行う

◎ オンラインセミナーのイベントページを作成

集客と告知は、セミナーの3週間〜1カ月前から開始できるよう準備を進めていきましょう。まずは、自社Webサイトに、オンラインセミナーのイベントページを作成し、応募フォームの設置をします。

オンラインセミナーのイベントページは、できるだけシンプルに要点を伝えられるよう配慮します。また、イベントページを訪れた方が必要な情報を、分かりやすくモレなく掲載しましょう。

◎ 入力項目を減らし離脱を防ぐ

応募フォームは最低限必要な項目のみにすることで離脱を防ぐことができます。また、応募者に対し、「受付完了のメール」を自動配信できるように設定しておきましょう。

どんなに価値の高いセミナーであっても、イベントページ(応募ページ)が適切なものでないと、集客できません。そのことを念頭におき、自社での作成が難しい場合にはWeb制作会社に依頼するとよいでしょう。

◎ メール配信・SNSなどで集客

イベントページが完成したら、その後の集客は下記の方法があります。

・メール配信で集客
・SNSで集客
・インターネット広告で集客

メール配信の場合は開封されないことも想定し、数回告知します。SNSの企業アカウントがない場合は、事前にTwitterやFacebookなどのアカウント開設を済ませておきましょう。インターネット広告は、リスティング広告、SNS広告などを検討します。イベントページのLPを作る方法もあります。

◎ 参加者へのリマインドも忘れずに

参加者へのリマインドメールは「セミナー前日」に加え、「セミナー当日」にも送信しておくと安心です。リマインドメールには、セミナー配信のURLを必ず入れてください。セミナー前日は事前準備で慌ただしくなることが多いため、メール文面は事前に作成し送信の予約をしておくのがいいでしょう。

セミナー開催後のフォロー準備をする

セミナー実施後に、参加者にどういったフォローをするかを考え準備しておきましょう。セミナー後の参加者へのフォローとは、「フォローアップメールの送信」「個別質問への回答」「アンケート回収」などがあります。こういった参加者へのフォローは、セミナー開催後にすみやかに行う必要があるため、事前に準備しておきます。

Zoomビデオウェビナーは、フォローアップメールの機能がありますのでZoomを利用する場合には事前に確認しておきましょう。

配信のリハーサルを行う

◎ リハーサルは数回実施すること

リハーサルは2回は実施できると安心です。1回目のリハーサルで不具合の洗い出しとその問題解決を行い、2回目は本番当日を想定して最終調整をします。2回目のリハーサルは、「チャット機能はスムーズか」「音声は聞きやすいか」といった視聴者視点での最終確認となるため、1回目のリハーサルで問題解決をしっかり行っておくことが重要になります。

◎ リハーサル前のテストの重要性

リハーサルの前に必ずすべきことは、音声と映像の事前テストです。1回目のリハーサルの前にPCとカメラ・マイクの接続を行い、テストを実施しておきます。資料を画面に表示させる場合、「問題なく表示できるか?」「切り替えはスムーズか?」という点もテストしておきます。

また、専用カメラをあらたに導入した場合には、カメラの操作に慣れておく必要があります。カメラの機能・特性を理解しておくことで、配信中の機器トラブルに対処できるようになります。
カメラの内蔵バッテリーは配信中に交換ができないため、フル充電の状態で配信に臨めるようにしてください。

◎ 当日の役割分担も再確認

リハーサル前に担当者の役割分担を確認しておきます。また、リハーサルには主催者、司会進行、登壇者、オペレーターの全員が参加できるようにしましょう。特にオペレーターはリハーサルにも2人以上参加するようにし、セミナー当日に急きょ1人欠けても対応できるようにしておきます。

……以上が、オンラインセミナー前日までの準備です。オンラインセミナーは、事前準備に最も時間と労力を要しますが、準備さえしっかりできていれば当日はスムーズに運営することができますので、事前準備は計画的に進められるようにしましょう。

4. オンラインセミナーのやり方・開催方法【当日】

開催前の配信テストをする

セミナー開催の30分〜1時間前には、PCとカメラの接続、映像と音声のチェック、資料表示の確認などを行います。配信ツールには、主催者側だけが見ることができる(開場前の視聴者には表示されない)機能があります。この機能を使用し、最終の配信テストを行いましょう。

登壇者を外部の講師に依頼している場合には、この配信テストに参加してもらい回線が問題なくつながるかを確認します。

開場前の最終チェック

開場直前には、接続が問題なくされているか、映像・音声・音量に問題はないかを最終チェックし、セミナーを開場します。

参加者へのアナウンスを行う

セミナー開場の時間になったら、参加者へ開演のアナウンスを行いましょう。音声が聞こえにくい、スピードが速すぎるなどがあれば、チャットで伝えてもらえるようご案内をします。

このあとのアナウンスは、セミナーや企業によって異なりますが、「今回のテーマ」「タイムスケジュール」「アンケートのご協力」などを伝えることが多いです。

講師(登壇者)が話し始めたら、しばらくはチャットを注意深く確認し、音声が小さい、雑音が入るといった参加者からの要望にリアルタイムで対応できるようにします。

(事前リハーサルでは、こういった不具合に迅速に対応できることを目指して取り組みましょう!)

5. オンラインセミナーのやり方・開催方法【開催後】

参加者へフォローアップメールを送る

セミナー開催後は、参加者へのフォローを実施します。当日急に参加できなくなった欠席者にも、何らかのフォローをするとよいでしょう(アーカイブ配信のお知らせ、次回セミナーの案内など)。

参加者にフォローアップメールを送信し、外部の講師に登壇してもらった際には、講師にも忘れずお礼のメールを送りましょう。

アンケートの個別質問にもできるだけ早く対応します。個別質問が少ない場合には、個々に回答できますが、同じような質問が多く寄せられるケースもあります。そういった場合には、レポートやブログ記事にQ&Aとしてまとめ、参加者にPDFやブログURLを送るという方法もあります。

その他フォローアップ

セミナー後にやっておくべきその他のフォローアップも紹介いたします。

・録画したセミナー動画を編集しオンデマンド配信する
・オンデマンド配信の告知(企業ブログ・メルマガ・SNSなど)
・企業ブログでセミナーのレポートをする

こういったフォローアップはセミナー開催後できるだけ早く対応しましょう。
社内では、セミナーの振り返りと分析を行い、次回セミナーへの改善策へとつなげます。セミナー中の質疑応答やアンケートをもとに、次回セミナーのテーマを探る作業も行いましょう。

6. 中小企業がオンラインセミナーを成功させるポイント

Webセミナーを成功させるには「配信環境をしっかりと整える」「リハーサルを怠らない」「ツールや機材に慣れておく」といった基本的な事項に加え、「ニーズを明確に把握する」ことが成功のカギです。

◎ ニーズの見極めがポイント

一般的にビジネスとは「作りたいものを売る」のではなく、「必要とされるものを売る」ことが起点です。オンラインセミナーでも、この「ニーズ」を明確に意識することが成功のコツです。

また、自社の強みを活かし、競合他社との差別化を図れないかを徹底的に考えてみてください。どんなに小さな企業にも、その企業にしかない強みは必ずあります。

自社の強みを見つけるには、フレームワークを利用するのがよいでしょう。Web戦略・企画立案のための基本的なフレームワークは下記の記事で紹介しています。

7. 中小企業がオンラインセミナーを開催する際の注意点

営業目的でオンラインセミナーを開催する場合、「既存の営業との差別化」を意識する必要があります。既存の営業ではカバーできない領域をセミナーが担うことで、顧客へのアプローチの幅は確実に拡げることができますし、エンゲージメントを高めることも可能です。

Webセミナーを営業目的で開催する際には、最初の「目標・ターゲット・テーマの設定」の時点で、既存の営業との差別化を明確にしておきましょう。

営業目的のセミナーと既存の営業との差別化は、企業の経営にも関わる重要な経営戦略のひとつです。どう差別化をすべきかわからない、セミナーで戦略的に営業したいという企業は、コンサルティングを受けるという方法もあります。

8. まとめ

最後に、本記事で解説してきた「オンラインセミナーの開催方法」についてまとめます。

【事前準備】
1. 目標・ターゲット・テーマを決める
(POINT: ニーズを意識すること)

2. 担当者や日程を決める
(POINT: 日程には余裕を持つこと)

3. 企画構成・内容を作成する
(POINT: 自分が話したいことではなく顧客が聞きたいことを意識)

4. 配信システム・ツールの選定
(POINT: 慣れているツールがおすすめ)

5. 配信環境・必要機材を整える
(POINT: 最低限マイクは揃えたい)

6. セミナー資料を作る
(POINT: 見やすいフォントの大きさで)

7. 参加者へのアンケートを準備する
(POINT: アンケート実施の目的を明確に)

8. 集客と告知
(POINT: イベントページに力を入れる)

9. セミナー開催後の参加者へのフォロー準備

10. 配信のリハーサルを行う
(POINT: リハーサルは2回できると安心)

【当日の流れ】
1. 開催前の配信テストをする

2. 開場前の最終チェック

3. 参加者へのアナウンスを行う
(POINT: チャットを確認し要望に応じて対応する)

【セミナー開催後】
1. 参加者へフォローアップメールを送る
(POINT: 欠席者にもフォローメールを)

2. その他のフォローアップ
(POINT: できるだけ期間が空かないように注意)

中小企業がオンラインセミナーを成功させるポイント

◎ ニーズを見極めること
◎ 他社との差別化を図る

上記の2つです。

また、中小企業がオンラインセミナーを営業目的で開催する際は

「既存の営業との差別化」を意識すること

が注意点としてあげられます。

営業戦略は経営にも関わるため、セミナーで戦略的に営業したいという企業は、コンサルティングを受けることもひとつの手段です。

以上が、本記事のまとめです。

「オンラインセミナーを開催したいが適任者がいない」「オンラインセミナーで販路を拡大したい」「Webセミナーのテーマが分からない」といったお悩みを抱えている場合には、ぜひ1度弊社までご相談ください。

わたしたちサンロフトは、静岡の中小企業のためのデジタルマーケティング専門会社です。部分的な施策実行だけでなく、マーケティングの戦略立案・組織体制づくりまで、一貫対応で支援します。

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