「手入力を減らしたい」「通知を見逃したくない」―。そんな小さな困りごとは、どんな職場にもあるのではないでしょうか。大掛かりなシステム開発をするほどではないけれど、自分たちだけで改善するのは難しい―といった課題も、AIやローコードツールの登場によって、アイデアを形にしやすい時代になりました。

今回は、新入社員・総務部の岩田がAIやローコードツールを活用して取り組んだ、日々の社内活動をより便利にする仕組みづくりをご紹介します。

掃除当番を忘れない仕組みへ。カレンダーへの自動登録で確認漏れを防止

サンロフトでは、社員みんなで気持ちよく働けるオフィスづくりを目指し、掃き掃除や拭き掃除、ごみ回収などを当番制で行っています。グループウェアとしてMicrosoft 365を導入しているサンロフト。これまでの掃除当番は、Excelで管理し、業務自動化ツール「Power Automate」を使ってTeamsへ自動通知していました。

岩田は「もっと使いやすくできないか」と考え、この仕組みのアップデートに挑戦。Excelで作成した当番表データを活用し、これまでTeamsのみだった当番案内に加え、Outlookカレンダーへ自動連携する仕組みを構築しました。掃除当番がある前の週の金曜日に、翌週の当番予定が社員一人ひとりのカレンダーへ自動登録されます。普段から確認しているカレンダーで当番予定を把握できるため、通知の見落としを防ぎ、より確実に確認できるようになったのです。

また、Teamsの通知もアップデートしました。同じExcelデータをもとに、掃除当番の前日夕方と当日朝の2回、担当者へ通知する仕組みを構築。さらに、これまでは掃除場所と担当者へのメンションが別々に表示されていましたが、それぞれが紐づくよう「掃除場所：メンション」の形式に変更しました。通知を見れば担当場所が一目で分かるようになり、確認しやすくなっています。

掃除当番の予定が入ったOutlook（左）と、掃除場所と当番社員名が表示されたTeams画面（右）

コード未経験から挑戦。AIと対話しながら仕組みを形に

自動通知の仕組みの土台となるのが、Excelの当番表です。岩田は、この当番表の自動作成にも取り組みました。しかし、Excelの当番表を自動で作成するためには、コードを書く必要があります。経営学部出身の岩田はほとんどコードを書いた経験がありませんでした。

そこで、生成AI「Claude Code」を活用し、AIと対話しながら実現したい内容を言葉で伝え、提案されたコードや設定を確認・修正しながら仕組みを形にしていきました。

「AIがなければ、ここまで形にするにはもっと時間がかかっていたと思います。しかし、ただAIに任せるだけではなく、自分でも理解しながら進めることを意識しました。」と振り返ります。

Excel自動化用のコードを生成AI「ClaudeCode」を活用して書く岩田

こうして完成した仕組みにより、開始日を入力するだけで1年分の当番表を自動で作成できるようになりました。これまでは、Excelの数式を使い、会社の営業日や社員数と照らし合わせながら当番表を作成していました。そのため、1年分の当番表を作成するのに半日ほど時間がかかっていましたが、今回のアップデートにより、この作業時間を大幅に短縮できるようになりました。

現場の気づきから、より良い働く環境へ

岩田は当初、大きな仕組みをつくろうと考えていましたが、先輩社員から「まずはシンプルにつくることが大切」とアドバイスを受けました。構成を見直しながら完成させた今回のアップデートはエンジニア社員からも好評。完璧なプログラミングスキルがなくても、アイデアを持ち、先輩やAIの力を借りながら形にしていけることを示した取り組みとなりました。運用を始めた今も社員からの意見をもとに改善を重ね、より現場に寄り添った仕組みづくりを進めています。

Teamsへ自動通知するPowerAutomateフロー図（一部）

「コードを書けないから難しい」と思われがちなシステムによる業務改善も、AIやローコードツールの登場によって、アイデアを形にしやすい時代になってきました。今回は掃除当番の運用をきっかけにした取り組みでしたが、日々の業務の中には「もう少し便利にならないかな」「もっと確認しやすくならないかな」という小さな気づきがたくさんあります。

サンロフトでは、そうした改善をひとつずつ積み重ねながら、働きやすい環境づくりを進めています。そして、現場で実践して得られた知見を、お客さまの課題解決にも生かしていきたいと考えています。

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