仕事のオンライン化が進み、遠方のお客さまやテレワーク中の社員ともWeb会議をすることが日常的になりました。サンロフトではWeb会議ツールとしてZoomを採用しましたが、使ってみて初めてわかることがいろいろあります。そこで、今回は、Web会議をスムーズに運営するための気づきをまとめてみました。
1．資料の共有は事前に
Zoomの画面共有機能で資料の共有はできますが、画面越しでは見づらいことや、相手の操作により自分の見たいときに見たい画面を見れないということがあります。事前に資料を配布しておくのが安心です。Googleドライブで同時編集したり、議事録も作成したりするのも効率的です。
2．明るさや背景を工夫
逆光などで暗く、表情が見えないと話しにくいと感じます。カメラの角度調整、スタンドライトの利用、設定で「バーチャル背景」「外見補正」の機能を活用すなど、事前に「見え方」を整えておきましょう。
3．話し手以外は「ミュート」
家の中の生活音や手元のタイピング音は意外と気になるので、話し手以外は「ミュート」にしておきます。また、相手と通じ合うために、うなずきや表情などのリアクションをより意識するとスムーズです。
4．招待時の設定に注意
開始時間に何人かが参加できない事態が発生しました。その原因は、招待時に「認証されているユーザーしか参加できません」にチェックがされていたことでした。ホスト（主催者）になるときは要注意です。
5．有料アカウントを活用
無料版では3人以上になると40分の制限があるため、2,000円/月のProアカウントを部門数で契約。必要に応じて上長がスタッフの権限を切り替えながら、最低限の有料アカウントを活用しています。
経理部によると、移動が激減したことによる経費の減少が顕著でした。4月の対前年比で営業交通費は5%、通勤手当は前月比87％でした。新しい働き方は今後も進みそうです。
コロナをきっかけに、一気に活用が進んだWeb会議ツール。オンラインによる営業活動やセミナー開催は、今後ますます活発になっていきますので、引き続き、気づきをシェアしてまいります。
