オフィス環境の整備やテレワーク制度の運用など、「働きやすい職場」づくりの取り組みは、企業のライフワークになってきました。こうした大きな施策を講じるのはもちろん、日常の仕事の現場において、私たち社員みずからが実践する働きやすさ向上の取り組みも大事です。年度末・年度始めで慌ただしいこの時季。今回は「タスク管理」の実践を紹介します。
スムーズに仕事を進めたい。だから、タスク管理も個人からチームで。
行動すれば次の現実。仕事の現場では、次々と仕事が生まれ、消化されますが、それと同時にまた新たな仕事が生まれていきます。慌ただしい日々であっても、その流れがスムーズであれば仕事の充実感を味わい、成果も得られやすいのですが、滞りが発生するとストレスを感じるものです。
「たくさんある仕事を、漏れのないようにしっかり管理して進めたい」。そう思って、タスク管理に取り組む人は多いでしょう。かくいう私もその1人。パソコンでもスマホでも確認できるツールを用いて、タスクを書き出したり消し込みをしたりしてきました。やるべきことを書き出し、消化していくだけ。タスク管理はシンプルな取り組みです。
しかし、「働きやすい職場」という観点でタスク管理を見直してみると、その管理を個人で完結させているだけでは不充分であると気づきました。どんな目的のために、いつ、だれが、何をしようとしているのか？これをメンバーで共有することができれば、よりよい関わり合いができるようになります。
実践！ Microsoft Planner を活用したチームでのタスク管理
サンロフトでは、2024年10月からグループウェアとして「Microsoft 365」と「Microsoft Teams」を導入しました。 Teamsでは部門別やプロジェクト別のチームにチャネルを開設し、関連する情報をそこに集約するように設計されています。このツール内には連携して活用できるアプリが多数あり、タスク管理の選択肢も複数あります。
広報や総務のメンバーは、入社式、新人研修、経営方針発表会などといった年度始めの行事の準備に忙しい時季ですが、チームのチャネル内で「 Microsoft Planner（マイクロソフト プランナー）」というアプリを活用してタスク管理をしています。以下は、経営方針発表会（通称：キックオフミーティング）のタスク管理画面です。（図1）
図1
Microsoft Planner は、タスクを書き出し、担当者を割り当て、期日を入力するだけで、その情報を様々な形式で見やすく整理してくれます。図1は「ボード（カード）」形式で割り当てた担当者別に表示している画面ですが、「期限」や「優先度」で並び替えることもできます。「バケット」は、タスクを仕分けるカテゴリーのひとつ。初期状態では「to do」のみですが、追加することができます。図2は「進行」「会場」「アイテム」の3項目をバケットに追加し、並び替えた状態です。（図2）
図2
また、登録されたタスクの状態を可視化するグラフや、スケジュール表に切り替えることもできます。タスクを一元管理し、様々な視点から眺めることによって、仕事の計画、進捗を確認しながら調整していくことができるというわけです。（図3）
図3
さらに、ひとつのタスクの中にも関連ファイルを添付できたり、タスクを完了するまでのステップを細分化するチェックリストを書き込めたりできるのも便利です。（図4）
図4
サンロフト社員より
広報・マーケティング部
鈴木あゆみ
近年では、職場づくりが浸透する一方で、働き方の選択肢も多様化してきました。フリーランサーや副業人材として活躍する人も増え、人間関係や仕事のありかたも変わってきました。ただ、そういう時代になったからこそ、会社組織の一員として働くことによって、味わえる経験や成長とは何なのか、そのことを仲間たちと再認識していく必要があると思うようになりました。Microsoftのツールには、仕事の効率化と生産性の向上をノーコードで実現するしくみが満載のようなので、いろいろと試しながら、よりよい職場づくりの実践に取り組んでいきます。
